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Qualitätsmanagement
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Qualitätsmanagement

Unser Weg in die Professionalität
Kennen Sie die Anfänge der Jugendfarm?  …Bonn in den 1980er Jahren, als eine motivierte Studenten-Initiative, die Mehr Platz für wilde Spiele forderte und damals mit gerade mal zwei festen Mitarbeiter*innen und einem „Zivi“ den Startschuss abgab… Nein? Auch wenn Sie uns jetzt erst kennenlernen, werden Sie in allen Ecken und Winkeln die damaligen Kernideen und Ursprünge unserer Offenen Arbeit wiedererkennen, auch wenn es sich heute um einen mittelgroßen Jugendhilfeträger mit deutlich über 300 Mitarbeiter*innen handelt. Selbstverständlich hat dieses Wachstum uns nach über 30 Jahren auch verändert und fordert einen ständigen Anpassungsprozess an neue Gegebenheiten. In der Konsequenz haben wir uns auch mit einem angemessenen Führungsmodell für die Jugendfarm auseinandergesetzt. Dabei ist ein Steuerungsmodell entstanden, das in Analogie zum menschlichen Organismus die Bedürfnisse einer „lernenden Organisation“ in den Vordergrund stellt.

Unsere Organisation - ein System, das funktioniert wie der menschliche Körper
Stellen Sie sich das in etwa so vor: In Ihrem Körper sind bekanntermaßen teilweise autonome Steuerungsebenen vorhanden. Da gibt es zum Beispiel die Reflexbahnen, das vegetative Nervensystem, das Rückenmark oder Ihr Gehirn. Das System ist ziemlich ausgeklügelt und verantwortet, dass bestimmte Informationen in Ihrem Gehirn und dann weiter in Ihrem Bewusstsein landen oder ob sie schon vorher herausgefiltert werden, um Reizüberflutung zu vermeiden und Ihren Organismus auch weiterhin handlungsfähig zu halten. So ähnlich verhält es sich auch mit gut funktionierenden Organisationen. Nur ein Bruchteil aller Informationen erreicht die jeweils höhere Steuerungsebene als „Aktivinformation“, die behandelt werden soll.  Der Rest wird weitgehend autonom von den "Basiseinheiten" verarbeitet und somit schon im Vorfeld herausgefiltert. Nur außergewöhnlich wichtige Informationen dringen daher bis in die nächst höhere Entscheidungsebene vor, wodurch Überforderungen vermieden werden und die Effizienz verbessert wird.

Ein gut vernetztes Kommunikationssystem ist die Basis des Gelingens
Theoretisch bewegen wir uns in einer Organisationsstruktur, also gar nicht so fern ab von unseren bewährten menschlich-körperlichen Funktionsprinzipien. Doch ist dieses Prinzip nur so gut, wie sein Kommunikationssystem vernetzt ist, ähnlich wie beim menschlichen Nervensystem. Das nämlich ist die Basis für alle wichtigen Steuerungsschritte. An dieser Stelle erkennen Sie vielleicht schon, dass die Herausforderung gelingender Kommunikation mit der Anzahl der Mitarbeiter*innen und den Anforderungen von außen exponentiell wächst. Genau deshalb braucht auch die Jugendfarm klar definierte Entscheidungsebenen und Entscheidungsträger und ein entsprechend ausgeklügeltes Management. Wie dies bei uns praktisch umgesetzt ist, erklären wir an dieser Stelle einmal genauer.

Management und Steuerung bei der Jugendfarm
Wir sehen fünf Steuerungsebenen vor, die wir der Einfachheit halber als Subsysteme 1 bis 5 bezeichnen:

  • Teams, die alle internen Belange in ihren jeweiligen Projekten so selbstständig wie möglich lösen (Subsystem 1).
  • Koordinationszirkel, die alle projektübergreifenden Belange der Teams am runden Tisch lösen (Subsystem 2).
  • Kooperationszirkel, der aus den Teamleitungen, der Verwaltung und Teilen des Managements bestehen, jedoch auch allen interessierten Mitarbeiter*innen offenstehen und für alle bindende Beschlüsse fassen kann. Zum Beispiel bei Fragen der zentralen Ressourcenverteilung oder Regelungen zur Arbeitsorganisation (Subsystem 3).
  • Strategisches Management, das die Fühler nach außen ausstreckt, die Veränderungen in der Umwelt wahrnimmt und der Organisation Vorschläge für angemessene Reaktionen macht (Subsystem 4).
  • Normenkontrollausschuss, der im Zweifelsfall die Entscheidungen der einzelnen Steuerungsebenen überprüft, ob rechtliche, logische oder ethische Fehler vorliegen und ein Vetorecht für Entscheidungen der anderen Ebenen besitzt (Subsystem 5).

Interne Kommunikation und Dokumentation als Kern des Systems
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wie diese für unser System so existenzielle, gute interne Kommunikation denn nun tatsächlich funktioniert?
Das stellen wir folgendermaßen sicher: Alle Teams sind über ein internes Netzwerk oder das Internet miteinander über einen Outlook-Exchange-Server verbunden und haben Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung und auf einen zentralen Datenspeicher. Auf diesem laufen alle Informationen in speziellen Datenbanken zusammen. Unter der Berücksichtigung verschiedener Berechtigungsstufen können sich die Mitarbeiter*innen, auch von „draußen“, jederzeit über den aktuellen Stand aller notwendigen Daten und Termine informieren und selbst Eintragungen und Änderungen in den jeweiligen Datenbanken vornehmen. Darüber hinaus dokumentieren wir aus Qualitätsgründen grundsätzlich alle für die Teams wesentlichen Informationen digital. Das ist unabhängig davon, ob es sich um eine Dienstbesprechung, die Ergebnisse der Arbeitszirkel, einen Tagesbericht, einen Hilfeplan oder notwendige Informationen über Kinder, wie zum Beispiel Allergien oder besondere Erziehungshinweise handelt. Alles wird direkt in das zentrale Informationssystem eingepflegt und steht den zuständigen Mitarbeiter*innen als Grundlage für ihre Arbeit jederzeit als elektronische Information zur Verfügung. So gelingt uns nicht nur eine Reduzierung des Arbeitsaufwands, es wird auch das Erstellen von Berichten oder Auswertungen erheblich erleichtert.
Mit anderen Worten: wir versuchen, den Aufwand an Kommunikation über Telefon und Mails zu reduzieren. Wir stellen Informationen an den Stellen zum Selbstabruf zur Verfügung, wo sie gerade benötigt werden und sorgen dafür, dass die Aktualität stets gewährleistet ist. Das ist aufwändig und anspruchsvoll und auch noch nicht perfekt, hat sich aber bisher mehr als bewährt.

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